EXTERNALISATION DES ARCHIVES : BONNE OU MAUVAISE IDÉE ?

Au cours de la vie d’une entreprise se pose forcément au moins l’une des questions suivantes :

• Quels documents devons-nous archiver et pendant combien de temps ?
• Procéder à un archivage de nos documents, pourquoi faire ?
• Archiver dans nos locaux ou privilégier l’externalisation des archives ?
• Comment externaliser ses archives sans perdre de données ?

Des questions auxquelles les réponses doivent être le fruit d’une réflexion approfondie au sein même de la structure concernée. La plupart du temps, les entreprises hésitent entre une conservation de leur fonds documentaire dans leurs locaux et une externalisation des archives auprès d’un spécialiste de l’archivage. Elles craignent alors une difficulté d’accès à leurs documents ainsi qu’une nouvelle source de frais.

Pourtant, dans la réalité des faits, confier ses archives à un prestataire offre aux clients un panel d’avantages qu’ils n’auraient probablement pas imaginés avant que leur soit proposé une solution sur mesure d’externalisation des archives qui répond précisément à leur contexte, leur structure et leurs besoins.

Dans cette infographie ci-dessous (cliquez sur l’image pour l’agrandir), découvrez comment externaliser ses archives avec l’aide d’un tiers de confiance, les avantages de cette solution et les éléments à prendre en compte avant de prendre votre décision.

 Vous souhaitez en savoir davantage sur les bienfaits de l’archivage et de l’externalisation des archives pour une entreprise ? Nous vous présentons en détail comment externaliser ses archives peut répondre à vos problématique d’économies d’espace et d’argent. Pour lire notre article, c’est par ici => Les enjeux de l’archivage pour votre entreprise.