Monthly Archives: mai 2016

Sandrine ANGELMANN : « Le taux de satisfaction : un indicateur extrêmement important pour ARCHIVECO »

Au même titre que d’autres indicateurs de performances internes, le taux de satisfaction clients représente pour ARCHIVECO un indice capital que nous tentons de maintenir au plus haut niveau. Tous les ans, la satisfaction des entreprises et administrations clientes du Groupe est donc mesurée et analysée, au travers d’une étude externalisée.

En 2016, ce sont 98,22%* de nos clients qui se disent satisfaits ou très satisfaits de nos services durant l’exercice 2015. Pour la 10ème année consécutive, la société peut se targuer d’un taux de satisfaction supérieur à 97%. Plus qu’un chiffre flatteur, cet indicateur reflète la qualité et la pertinence des services proposés par ARCHIVECO. Il représente également le sérieux et la réactivité avec lesquels les collaborateurs du Groupe accompagnent les clients au quotidien, caractéristiques indéfectibles de l’ADN du Groupe.

Archivage physique ou électronique, Numérisation, Business Process Outsourcing… les prestations proposées par ARCHIVECO sont nombreuses et la mise en place de ces projets nécessite un suivi rigoureux, prenant en compte les spécificités de chaque client. Sandrine ANGELMANN, Responsable du Service Client, nous fait part de son contentement : «Le taux de satisfaction clients représente pour nous un indicateur extrêmement important, dans le sens où il vient récompenser notre travail dans sa dimension collective. Des archivistes aux commerciaux en passant par nos services Recherche ou Exploitation, la DSI… chacun des collaborateurs de la société peut se dire –grâce à mon travail, les clients sont satisfaits-. Au sein du Service Client, nous accompagnons quotidiennement des clients qui nous font confiance depuis 20 ans ou plus, mais aussi de nouvelles entreprises dans la mise en œuvre de leur récent projet de transformation de flux documentaire ou de mise en place de gestion documentaire externalisée. »

Avec plus de 5000 clients à son actif, ARCHIVECO doit également cette réussite à une offre complète couvrant tous les besoins depuis l’archivage physique ou numérique, la numérisation jusqu’aux applications BPO, ainsi qu’à une forte proximité géographique avec ses clients. Ses 27 sites de conservation répartis sur le territoire français lui permettent de se trouver au plus proche des entreprises et administrations françaises (à lire : Le 27ème site de conservation d’ARCHIVECO en France dévoilé), d’associer réactivité et rapidité d’exécution.

Enfin, autre élément et non des moindres : l’Espace Client ARCHIVECO. Entièrement conçu et géré en interne, ce dernier séduit les clients de la société par son intuitivité et sa flexibilité. La Direction des Systèmes d’information s’efforce de prendre en compte l’ensemble des évolutions technologiques du moment et les besoins des clients, pour proposer un outil performant et évolutif.

*étude réalisée sur un panel de 2850 clients

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Bon à savoir pour une bonne mise en place d’un système d’archivage

Le recours à un tiers archiveur s’impose souvent comme une alternative intéressante pour l’archivage, qui pour rappel est une des obligations légales de toute entreprise.

Les avantages de recourir à un tiers archiveur

À l’instar de la saisie de données comme sur http://www.saisie.fr/saisie-1-saisie-donnees.html, l’archivage est une tâche chronophage et fastidieuse que l’entreprise a tout intérêt à déléguer à une entreprise externe. Et pour cause, la délégation de cette tâche annexe à un tiers archiveur apporte un lot d’avantages significatifs dont notamment :

  • un gain de temps considérable permettant à l’entreprise de mieux se concentrer sur ses activités principales
  • la garantie d’un archivage et d’une indexation impeccables pour une consultation facile et ordonnée des archives.

D’autre part, le tiers archiveur déleste l’entreprise de la numérisation et de la transmission des archives aux services habilités qui en font la demande. De plus, il prend aussi en charge les éventuelles migrations de formats et supports des archives électroniques afin d’assurer leur accès et leur conservation à long terme.

Par conséquent, grâce à ses compétences organisationnelles et archivistiques, le recours à entreprise spécialisée dans l’archivage constitue une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise. Dans un contexte où le numérique fait partie intégrante du fonctionnement de la grande majorité des entreprises, le tiers archiveur joue un véritable rôle de catalyseur entre les différents services responsables de la réception et de la transmission des documents « engageants ». Pour cela, il collabore avec les informaticiens afin d’établir une interface entre le système d’archivage électronique et les applications métiers génératrices d’archives.

Se poser les bonnes questions pour avoir un bon système d’archivage

Avant toute chose, il est important de faire la différence entre le simple stockage et l’archivage. L’archivage tel qu’imposé par la loi requiert en amont un audit documentaire ainsi que la définition d’une politique d’archivage précisant le type de documents à conserver, leur cycle de vie et les modalités d’accès. Suite à cela, il faudra veiller à :

  • archiver les documents papiers dans des entrepôts sécurisés et à les transporter au besoin dans des véhicules sécurisés.
  • archiver les documents numériques sur des serveurs sécurisés et à les transférer via des réseaux convenablement dimensionnés.
  • mettre à disposition des solutions de gestion unifiées d’archives hybrides, c’est-à-dire papiers et numériques.

Autrement dit, dans le cadre de la mise en place d’un système d’archivage pertinent, il est judicieux de déterminer préalablement :

  • les documents à archiver, leur support et leur durée de vie
  • les moyens à mettre en œuvre pour un archivage sécurisé et pérenne
  • les mesures à prendre dans le cadre d’une numérisation de documents
  • les meilleurs moyens d’exploitation des archives et leur destination
  • les spécificités par service et les moyens de mise en œuvre de la dématérialisation des processus.