Monthly Archives: août 2016
ARCHIVAGE PHYSIQUE : LA ROUTE VERS LE BON CHOIX
Lorsque vous avez décidé de confier votre gestion documentaire à un prestataire archiveur, la route vous menant jusqu’au choix final est semée d’obstacles. De quelles certifications doit-il disposer ? Quels services doit-il pouvoir proposer ? Dans cette infographie, découvrez les éléments principaux à prendre en compte lors de votre réflexion. Une liste non exhaustive mais qui vous aidera à choisir le meilleur partenaire !
5 idées reçues sur la gestion documentaire externalisée
En termes de gestion documentaire externalisée et d’archivage, beaucoup de fausses vérités persistent dans l’esprit du grand public. Insécurité, inaccessibilité et perte de données arrivent en pôle des craintes les plus souvent exprimées. Elles ne reposent pourtant que sur peu de fondements et résultent la plupart du temps d’un manque de connaissance sur le métier (conséquence directe d’un manque de communication des spécialistes de l’archivage sur leurs pratiques). Voici un florilège des contrevérités les plus souvent rencontrées.
1.Un tiers-archiveur se contente uniquement de la conservation de mes données : FAUX
En réalité, la conservation ne constitue qu’une étape d’un processus de gestion documentaire complet. Après avoir collecté votre fonds documentaire, votre prestataire se charge d’inventorier vos documents et d’assurer la traçabilité de l’ensemble de vos conteneurs, avant de les conserver dans ses sites de conservation. Ensuite, il vous donne accès aux éléments conservés, sous format physique ou encore numérique, afin que vous puissiez continuer d’exploiter vos informations externalisées. En fonction du prestataire choisi, vous pouvez accéder plus ou moins rapidement à vos documents (nous en reparlerons dans le point 3). L’entreprise que vous aurez choisie devra savoir se muer en un vrai partenaire dans votre gestion documentaire, capable de conserver en toute sécurité vos archives dites « dormantes » mais aussi vous permettre une accessibilité et une réactivité dans le cadre de vos besoins et de votre circuit documentaire.
2.L’externalisation de ma gestion documentaire nécessitera une intervention informatique lourde au sein de mon SI : FAUX
Pas nécessairement. En fonction du partenaire choisi, vous pourrez accéder à vos données, visualiser les inventaires de vos fonds d’archives, effectuer des demandes de recherches ou encore planifier des réintégrations, directement à partir d’un Espace Client mis à votre disposition via internet. Ce dernier peut être gratuit ou être proposé en option par certains spécialistes de la gestion documentaire. Certaines sociétés d’archivage ont encore recours à des installations « en dur » dans le parc informatique de leurs clients et se confrontent inévitablement à un manque d’agilité et de souplesse au cours de la vie du projet. Le cloud, encore mal maîtrisé dans le secteur, est de ce fait rarement utilisé.
3.Lorsque j’externalise mes archives, je mets du temps pour accéder à mes données : FAUX
C’est probablement l’idée reçue la plus persistante dans le milieu. Il faut savoir que beaucoup d’entreprises et organisations (si ce n’est la majorité) souhaitent externaliser la conservation de leurs données, tout en les exploitants rapidement. Bien évidemment, il faut un délai incompressible mais limité pour que les dites données soient restituées au client et celui-ci est soigneusement rapporté sur le contrat. Dans le meilleur des cas, vous pouvez disposer de vos données (documents physiques) en 24 heures. Un délai considérablement réduit si vous choisissez de recevoir une copie sous format numérique (certains prestataires sont capables de les fournir en moins de 4 heures). Le nombre de sites de conservation du prestataire, ainsi que sa proximité géographique avec vos locaux sont des avantages pour une accessibilité accrue.
4.Une fois mes archives externalisées, elles sont structurellement figées et il n’est plus possible d’apporter des modifications : FAUX
Ce serait bien dommage pour la vie de votre patrimoine documentaire n’est-ce pas ? Bien heureusement, cela est faux et c’est justement une des nombreuses différences existantes entre un expert de la gestion documentaire qui dispose d’une véritable expertise dans son domaine et un spécialiste du stockage. Les archives que vous créez et externalisez peuvent être amenées à évoluer au cours de leur vie. L’exemple parfait est celui des dossiers de prêt externalisés par les banques : le dossier principal contiendra l’ensemble des pièces justificatives (pièces d’identité, contrat hypothécaire…). Par la suite viendront naturellement s’ajouter de nouveaux documents importants comme les contrats de mariage ou autres avenants, indispensables à la complétude du dossier. Les banques clientes enverront ces compléments à leur prestataire archiveur, chaque fois que le besoin se présentera et sans complication particulière. Certains prestataires proposent même la numérisation du dossier complet (contenant l’ensemble des pièces reçues sur une période choisie) pour mettre à disposition un seul et même fichier numérique et exploitable par le client.
5.En externalisant mes données chez un prestataire, je mets forcément en danger leur confidentialité : FAUX
Encore une idée reçue extrêmement coriace qui a refroidit plus d’un décideur lorsqu’il a fallu trancher sur la question de la gestion documentaire externalisée… c’est pourtant tout l’inverse ! En réalité, l’intégrité physique de vos documents, leur sécurité et leur confidentialité sont la plupart du temps accrus lorsque vous optez pour l’externalisation. Les prestataires archiveurs disposent en effet de moyens et de dispositifs réfléchis pour sécuriser les accès et la sécurité des informations du client. Leurs sites de conservation répondent à des normes précises (comme la norme NF Z40-350, par exemple) et leur système d’informations se conforme à des règles strictes d’usage que présentent notamment la norme ISO 27001. Autre point important en termes de confidentialité : les effectifs des experts de la gestion de documentaire sont naturellement soumis à des obligations de confidentialité très encadrées. Tous ces éléments pris en compte, beaucoup d’entreprises et organisations admettent volontiers que le risque d’actes de malveillance est plus fort lorsque l’information est conservée en interne (locaux inadaptés à la conservation, contrôle des accès insuffisant, personnel non formé et sensibilisé à la gestion documentaire…).
De quoi tordre le cou de ces idées reçues qui ne reflètent ni le métier de la gestion documentaire ni les conséquences d’un processus d’externalisation des données pour les clients. Certaines organisations hésiteront tout de même avant de se lancer pour des raisons de politiques internes ou simplement par peur de l’inconnu. Mais devant l’explosion de la production de données que connait le monde d’aujourd’hui et les besoins inhérents qui en découlent, la gestion documentaire externalisée s’avère de plus en plus évidente au sein des entreprises modernes.
Locaux d’entreprise : faites de la place pour vos économies
Au sein d’une société, une gestion documentaire d’entreprise gérée en interne prend une place prépondérante dans la bonne santé de la structure. Maîtrisée, elle permet en effet une transmission rapide de l’information entre utilisateurs, une confidentialité des données (la plupart du temps), ainsi qu’une proximité avec son fonds documentaire, archivé dans les locaux de l’entreprise. Au vu de ces différents arguments, beaucoup font donc le choix de se priver de l’externalisation des flux documentaires, estimant effectuer ainsi des économies. Mais sur le plan comptable, qu’en est-il vraiment ?
Anticiper ou se rattraper : à vous de choisir
Des armoires pleines à craquer dans des bureaux de plus en plus étroits, des boites d’archive à perte de vue stockées dans des salles qui n’étaient pas prévues à cet effet… le cycle de vie d’un document qu’il soit physique ou numérique, n’est pas toujours réfléchi de la meilleure des manières. Pourtant prévisible, la gestion documentaire d’entreprise nécessite la prise en compte de différentes dimensions :
- Légales : en fonction de sa nature, un document doit être conservé durant une durée légale de conservation définie par la loi. Les services de comptabilité, par exemple, seront tenus de conserver le Compte Annuel de la société pendant une période de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice (article L.123-22 du code de commerce).
- Matérielles : pour des raisons évidentes, au sein d’une même entreprise, chacun des collaborateurs ne doit pas avoir accès à l’ensemble des documents qui sont produits en interne. Or, toutes les sociétés ne disposent pas des ressources nécessaires à la conservation de données (sensibles ou non) au sein de leurs locaux. Elles se confrontent alors à des problèmes de confidentialité corollaires et risquent, de surcroît, des pertes de documents pouvant être extrêmement préjudiciables pour une entreprise.
- Techniques : Dans le prolongement de la dimension matérielle, les acteurs concernés doivent également faire face à des limites techniques. En effet, une mauvaise accessibilité des données induit naturellement une perte de temps dans la recherche, qui s’allonge considérablement lorsqu’il s’agit de documents physiques. Elle ralentit également l’échange des informations entre services d’une même structure, freinant ainsi la productivité de l’entreprise.
Dans le meilleur des mondes, l’ensemble de ces éléments est correctement maîtrisé et offre aux organisations une gestion de flux de données, leur permettant de se passer d’une aide externe. Dans la réalité, la plupart des entreprises et administrations n’assimile pas suffisamment tôt les enjeux de la gestion documentaire et se lance à la quête du temps perdu et d’un gain d’espace dans leurs locaux (une aventure souvent risquée lorsqu’elles s’y prennent seules).
Gain d’espace en locaux d’entreprise et économies
Au-delà des jours et heures gaspillés par des recherches d’information (parfois infructueuses), les structures manquent également une réalisation d’économies non négligeables en se privant d’une externalisation de leurs flux documentaires. Prenons l’exemple des sociétés implantées dans la capitale : en prenant en compte le coût moyen au mètre carré de la ville de Paris, une trentaine d’armoires pleines coûte approximativement 11500 euros chaque année à l’entreprise. En faisant appel à un expert de l’archivage, la gestion et la conservation de ses archives lui coûterait entre 2000 et 3000, en fonction de la qualité de service et des prestations choisies, soit une économie annuelle pouvant atteindre 9500 euros. Autre exemple : une société lyonnaise qui débourse en moyenne 5000 euros chaque année pour la même quantité d’archives conservées en interne, pourrait voir ce budget diviser par deux en faisant appel à un tiers-archiveur qualifié.
Des économies financières donc, mais pas seulement. En se détachant de ses archives et de la gestion de ses flux documentaires, l’entreprise s’offre également un gain d’espace des locaux considérable lui permettant d’augmenter sa productivité par mètre carré. Se recentrant ainsi sur leur cœur de métier, les sociétés allouent cet espace devenu libre à des tâches plus ROI friendly. Cette énumération d’économies en tout genre ne serait pas complète sans citer le gain de temps sous-jacent d’une gestion documentaire d’entreprise externalisée. Finies les heures perdues lors de la recherche, la transmission et la réintégration des documents archivés dans l’obscure salle d’archives du sous-sol… l’utilisateur/chercheur peut cette fois effectuer une simple demande de recherche et recevoir l’information sous forme électronique ou physique.
Attention tout de même, cette course effrénée aux économies ne doit pas se faire au détriment de la confidentialité des informations et de l’accessibilité aux données ! Dans cette infographie, nous traitons des différents éléments à prendre en compte avant de choisir – correctement – une société d’archivage. Devant la surproduction des données au sein des entreprises et collectivités, il devient de plus en plus difficile de gérer seul ses flux documentaires. S’en sortiront les structures qui auront donc correctement anticipé ce besoin inéluctable, ou celles qui auront su s’accompagner des bons partenaires leur permettant un gain d’espace dans leurs locaux quasi-assuré.
Les archives sportives, une entreprise de longue haleine
Pas de répit pour le sport ! Alors que l’Euro et le Tour de France viennent tout juste de se terminer, il est temps de se préparer pour l’ouverture imminente des Jeux Olympiques 2016 à Rio de Janeiro.
Créé en 1896 tel qu’on les connaît aujourd’hui, cet évènement majeur rassemble les plus grands sportifs de haut niveau du monde. Mais derrière chaque sportif se trouve un homme de l’ombre souvent méconnu et dont on parle moins souvent, l’entraîneur.
« On reconnaît à l’entraîneur 10% de la réussite de l’athlète. On lui attribue aussi volontiers 90% de la responsabilité des échecs. » (Philippe Tourret)
Hommes et femmes de terrain passionnés, ils sont pourtant dépositaires de savoir-faire indispensables. Pour l’entraîneur, la transmission de ses connaissances est une entreprise primordiale mais précaire puisqu’elle ne se fait plus dès l’instant qu’il quitte le terrain. C’est donc une mémoire fragile et éphémère qui est vouée à disparaître si elle n’est pas recueillie et conservée.
Consciente de l’urgence, le Conseil International des Archives (ICA) crée en 2004 la section des Archives du sport. Protéger la mémoire du sport en impliquant tous les représentants du monde sportif, voilà le challenge qu’elle s’est lancée. Mais alors que l’état de ces archives va en s’améliorant, on note encore aujourd’hui la sous représentation des archives d’entraîneurs. Un constat qui a amené l’Association des Amis de l’INSEP à engager une collecte d’entretiens oraux intitulée « Mémoires d’Entraîneurs ». Cette contribution à la mémoire collective est l’occasion pour l’institution de ressortir ses trésors en accompagnant les témoignages d’archives audiovisuelles et photographiques. Une démarche qui témoigne de l’intérêt des acteurs du sport pour la sauvegarde de leur patrimoine.
André Gardien, ancien entraîneur d’athlétisme, fait d’ailleurs part, lors d’une interview, d’une précieuse anecdote : «j’ai consulté avec beaucoup d’intérêt ce qu’on avait récupéré de notes allemandes d’avant la guerre de 39, qu’on a retrouvé à Antibes dans les archives militaires où il était question déjà de l’entrainement par intervalles qu’on ne connaissait pas en France, et je me suis lancé là dessus, j’ai commencé l’entrainement par intervalle. ». Le sport a une mémoire et la conserver permet de faire évoluer les pratiques.
Mais les entraîneurs puisent également dans leurs propres archives en les utilisant comme outil de motivation pour les athlètes. A l’image d’un grand nombre de confrères, Rodolphe DARSAU, entraîneur et coach physique, tient des carnets de notes pour chaque saison, dans lesquels sont recueillies toutes les informations concernant les entraînements de chacun de ses athlètes. Un outil de travail conservé toute une vie, qui permet de rétroagir, d’établir des constats et de s’adapter en conséquence pour faire évoluer la pratique du sport.
Jacques Piasenta, célèbre entraineur de Marie-José Pérec et écrivain, va plus loin en mobilisant l’audiovisuel. Utilisé à bon escient, « le visionnement de leurs prestations chronologiques archivées sur plusieurs années est un apport psychologique » pour les athlètes.
L’entrainement est la pierre angulaire du développement d’un sportif. Ne serait-ce pas préjudiciable pour l’Histoire du sport que sa mémoire disparaisse sans laisser de trace ?
Camille CAUSSE pour ARCHIVECO
