Le digital au service de l’archivage physique

Contrairement aux idées reçues, l’archivage physique est encore présent dans les entreprises. De nombreux originaux (comptables, juridiques, bancaires…) n’existent qu’au format papier et doivent être conservés entre 1 à 30 ans pour répondre aux obligations légales. Toutefois, les entreprises ne disposent pas toutes d’un espace de stockage suffisant et sécurisé pour conserver leurs archives physiques. Désormais, l’archivage physique se digitalise pour gagner en fluidité et en efficacité.

Gérer ses archives physiques en toute autonomie

Xelians met le digital au service de l’archivage physique avec un nouveau service web innovant. Dénommé Archivage Facile, il permet aux PME, TPE et professions libérales de gérer en ligne leurs archives physiques à travers différentes prestations :

• Externalisation des archives sur un site de conservation
• Demande de consultation
• Remise en archive
• Achat de fournitures complémentaires

Elles bénéficient ainsi d’une plus grande autonomie dans la gestion de leurs archives et d’une meilleure maîtrise de leurs coûts d’archivage en connaissant à l’avance le prix des prestations. Elles peuvent aussi :

• Créer et modifier leur compte
• Passer et suivre leurs commandes de prestations
• Avoir accès aux factures correspondantes ou à leurs inventaires (réalisés initialement par leurs soins)
• Payer chaque commande en ligne

Externaliser l’archivage physique pour plus de sécurité

En interne, la conservation des archives physiques s’avère plus périlleuse qu’il n’y paraît. Les petites et moyennes entreprises sont plus vulnérables face aux conséquences résultant d’un sinistre comme une inondation ou un incendie. Elles ne sont pas toujours bien préparées à l’inattendu.

Résultat : toutes leurs archives papier peuvent disparaître en quelques minutes. Des négligences, telles que la conservation des archives les plus stratégiques dans le tiroir d’un bureau, peuvent aussi occasionner une perte des documents ou le vol de données confidentielles.

Archiver en interne requiert donc la mise en place d’une organisation (classement, tri, compilation des documents, destruction des archives n’ayant plus de valeur juridique ou comptable…) et la réalisation d’investissements importants pour garantir la sécurité, la disponibilité et l’intégrité des documents.

Externaliser l’archivage physique, c’est être sûr que ses archives sont conservées dans de bonnes conditions.

Xelians dispose de 35 sites de conservation hautement sécurisés et répartis dans toute la France. Ils sont dotés d’un système de détection et protection incendie, d’un contrôle d’accès et des alarmes anti-intrusion et d’un système de protection contre toutes autres nuisances (lumière, humidité, parasites, écarts de températures, etc…).

Le groupe dispose également de toutes les certifications nécessaires :

• NF 342 et NF Z 40-350 sur ses prestations d’archivage et de gestion externalisées de documents,
• ISO 9001 pour le système de management de l’ensemble des activités de Xelians,
• ISO 27001 pour les systèmes de management de la sécurité de l’information.