All posts by Aimad Ben Moussati

AFNOR renouvelle les certifications NF Z 40-350 et ISO 9001:2015 de la société ARCHIVECO

certificats-iso-9001-nf-z40-350La société ARCHIVECO, spécialiste de l’archivage physique et numérique depuis 1982, a vu ses certificats NF Service NF 342 et ISO 9001 en version 2015 renouvelés le mois dernier. ARCHIVECO fait partie des rares sociétés à présenter ces deux certifications en France et ainsi proposer une offre de services en totale conformité avec le cadre normatif en vigueur.

Après un contrôle approfondi des différentes exigences normatives, AFNOR Certification, organisme français référent en la matière, a certifié que l’activité de service d’ARCHIVECO et de ses sites a été évaluée et jugée conforme aux règles de certification NF Service NF 342 « Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents » (en version 5) et à la norme NF Z40-350. Mieux, les auditeurs ont estimé que la société ARCHIVECO allait au-delà des exigences normatives, soulignant notamment «la culture du service promue par la direction et l’ensemble de l’encadrement ». Cette normalisation garantit aux clients d’ARCHIVECO :

  • La maitrise des prestations livrées grâce à une organisation qualité et au respect des lois et des règlements en vigueur
  • La prévention des risques de détérioration de vos archives grâce au strict respect des règles de sécurité
  • La préservation de la confidentialité grâce à des procédures adaptées et à du personnel astreint au secret professionnel
  • La compétence du personnel en matière d’archivistique, assurée par une formation continue adaptée

Voir la liste des sites de conservation concernés 

Lors de cet audit a également été renouvelé le certificat ISO 9001 dans sa nouvelle version renforcée (v2015) pour l’intégralité des sites de conservation ARCHIVECO. En tant que leader et précurseur, ARCHIVECO se devait d’être l’un des tout premiers prestataires tiers-archiveurs certifié selon cette dernière version, reflet de l’état de l’art. L’AFNOR atteste de la conformité du système de management mis en place par ARCHIVECO pour les activités suivantes :

  • Audit, Conservation et Gestion d’archives privées et publiques sur sites agrées
  • Conception de logiciels et services web de gestion d’archives
  • Numérisation et gestion électronique de documents
  • Gestion et conservation de sauvegardes informatiques et de supports audiovisuels

Les auditeurs ont mis en avant la pertinence et l’efficience du Système de Management Qualité mis en place et ont également souligné la capacité des collaborateurs de la société ARCHIVECO à satisfaire à la fois les exigences clients et celles des normes suscitées. C’est donc « sans réserve » que l’organisme certificateur a décidé de renouveler ces certifications pour une durée de trois ans. Pour rappel, ARCHIVECO est également la 1ère société à avoir été agréée pour la conservation des archives publiques courantes et intermédiaires par le Service Interministériel des Archives de France.

Depuis 34 ans, ARCHIVECO accompagne ses clients dans leur archivage physique et numérique, la dématérialisation et la gestion des processus internes. Avec 98,22% de taux de satisfaction, le Groupe ARCHIVECO, avec ses 230 collaborateurs, se positionne comme un des leaders de son secteur d’activité.

Un nouveau site de conservation ARCHIVECO agréé Archives Publiques

Première société d’archivage française à avoir obtenu l’agrément Archives Publiques courantes et intermédiaires le 16 juin 2010 (renouvelé le 16 juin 2016), ARCHIVECO a vu son tout dernier site de conservation flambant neuf être agréé à son tour pour la tenue de cette activité en ses nouveaux locaux.

Un nouvel agrément pour un nouveau site de conservation

Inauguré en avril dernier dans la ville de Maignelay-Montigny (voir l’article «ARCHIVECO son 27ème site de conservation en France»), le tout dernier site de conservation français du Groupe ARCHIVECO offre une nouvelle alternative aux entreprises et administrations franciliennes souhaitant externaliser leurs archives, tout en maximisant leur sécurité et leur accessibilité. Avec une capacité d’archivage de 190 kilomètres linéaires répartis sur 4 niveaux, ce nouvel édifice de 5000m2 appelé « Maignelay II » (la société disposant déjà d’un premier site de conservation dans la ville maignemontoise), peut accueillir près 2 000 000 de boîtes d’archives. Il dispose également d’une plateforme dédiée à la numérisation de 700 mètres carrés.

Soucieux de conserver et protéger les données de ses clients dans le respect du cadre normatif en vigueur, ARCHIVECO dispose notamment des certifications ISO 9001 (version 2015) et NF Z 40-350 délivrées par AFNOR Certification.

Agrément Archives Publiques : une garantie supplémentaire

« Les archives publiques sont les documents qui procèdent de l’activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l’Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d’une telle mission. » (Code du patrimoine, Livre II, Art. L211-4).

L’agrément « Archives Publiques » permet entre autres d’attester du respect des normes de sécurité  du site de conservation évalué ou encore de la fiabilité et de la traçabilité des documents archivés.

Par arrêté ministériel du 28 aout 2016, le ministère de la culture et de la communication a agréé la société ARCHIVECO pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires, sur support papier, au sein de son emprise de Maignelay-Montigny dit « Maignelay II ». La société peut ainsi poursuivre son activité en accompagnant les organismes publics dans leur gestion documentaire et leur archivage, qu’elle propose dans de nombreux sites de conservation, déjà agrées, à travers la France.

Dernièrement, l’Office Public de l’Habitat de Lille Métropole a décidé de confier ses archives à la société ARCHIVECO, dans son tout nouveau site de conservation fraîchement agréé. Lire l’article => « Les archives de Lille Métropole Habitat prennent domicile chez ARCHIVECO ! » 

Les archives de Lille Métropole Habitat prennent domicile chez ARCHIVECO !

L’Office Public de l’Habitat de Lille Métropole a choisi de confier l’externalisation de ses archives à l’expert en la matière : ARCHIVECO. Soucieux de préserver l’intégrité et la sécurité de ses documents dans des conditions optimales, LMH a décidé de s’attacher les services d’un prestataire habitué aux projets d’envergure et capable de répondre à ses différentes exigences dans les plus brefs délais. lmh

A l’instar de la RATP ou plus récemment du Centre Hospitalier de Fréjus Saint-Raphaël, LMH a souhaité externaliser une partie de ses fonds documentaires auprès d’ARCHIVECO, spécialiste de l’archivage physique et numérique depuis près de 35 ans. Dans le cadre de ce projet, l’organisme public dédié à l’habitat et présent dans toute la Métropole Européenne de Lille a privilégié l’expérience d’un acteur solide du marché, ainsi que l’aspect multifonctionnel que pouvait lui proposer son offre de services. Pour ce faire, LMH a lancé un appel d’offres et étudié l’ensemble des propositions qui lui ont été faites par les différents spécialistes de l’archivage. Parmi les points déterminants dans la prise de décision finale se trouvaient :

  • La capacité du prestataire à s’implémenter correctement dans le système de gestion actuel de l’organisme, garantissant ainsi une continuité et une cohérence dans la conservation de ses données,
  • La réponse aux normes des sites de conservation présentés pour la prestation et notamment la présence de l’agrément Archives Publiques, délivré par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF),
  • La présence dans la prestation d’un système informatique permettant à LMH de disposer facilement et rapidement de ses données (qu’elles soient au format physique ou numérique, en copie ou en original).

Le Groupe ARCHIVECO, un des leaders de la gestion documentaire depuis 1982, a été choisi pour son aptitude à répondre à l’ensemble des points susmentionnés, ainsi qu’à l’ensemble des prérequis exigés par Lille Métropole Habitat pour la conservation de ses archives. Première société à avoir reçu l’agrément Archives Publiques en France, ARCHIVECO a également été sélectionnée grâce à sa qualité de service dont l’ensemble de ses clients bénéficie (simplicité des démarches, respect des délais, interlocuteur unique, transparence au niveau des coûts…) ou encore son espace client multifonctions, permettant une communicabilité rapide et sécurisée des données à ses clients.

Comme beaucoup d’entreprises et organisations lilloises, Lille Métropole Habitat a également été séduite par le site de conservation flambant neuf du Groupe, basé à Maignelay-Montingy (voir l’article « ARCHIVECO dévoile son 27ème site de conservation en France »). Un édifice construit dans le respect des normes en vigueur et d’une capacité de conservation de 190 000 mètres linéaires, offrant à LMH proximité, sécurité et modernité dans sa gestion documentaire externalisée, à quelques encablures de la région.

A propos de Lille Métropole Habitat : né en 2006, Lille Métropole Habitat (LMH) est devenu l’acteur référent du logement social puisqu’il est l’organisme HLM le plus contributeur en construction de logements sociaux sur cette aire géographique satisfaisant ainsi les objectifs du Plan Local de l’Habitat voté en 2005. Office public, LMH exerce une mission d’intérêt général et met en œuvre les politiques locales de l’habitat définies par les élus des collectivités (Lille Métropole et les Municipalités) et par les autorités compétentes.

Journée européenne du patrimoine, quelle stratégie pour les archives ?

Tenez‐vous prêts, les 17 et 18 septembre approchent à grand pas et de nombreuses visites sont déjà complètes !

Les journées européennes du patrimoine (JEP), rendez­‐vous incontournables de la rentrée, sont l’occasion pour des sites publics et privés de faire le bonheur de milliers de visiteurs en ouvrant leur porte et en dévoilant leurs coulisses.

Et en cette 33ème édition, les services d’archives continuent  de se mobiliser massivement, d’autant plus que ces journées attirent un public qui se distingue du  reste  de  l’année. En  effet,  selon une enquête nationale, les visiteurs des JEP sont majoritairement primo­‐visiteurs. Un résultat qui s’explique tant par l’attrait de documents d’histoire que par la curiosité de découvrir le bâtiment d’archives, bien souvent prouesse architecturale. C’est donc un véritable atout pour élargir le public des archives, encourageant ainsi chaque année plus de services d’archives à suivre le mouvement.

Et pour faire de ces JEP une réussite, ils ne lésinent pas sur les moyens. Visites guidées, découverte du bâtiment, des magasins d’archives et des documents, échanges, ateliers, expositions, etc. les archivistes planchent tout l’été pour vous concocter des programmes gratuits tous aussi ludiques les uns que les autres. Et on ne sait que choisir entre les jeux de piste des Archives municipales (AM) d’Orléans, les ateliers des AM de Rennes ou encore la lecture d’un conte médiévale aux Archives Départementales de l’Yonne, trois exemples parmi tant d’autres.

En participant à cette mise en lumière de leur patrimoine, ces institutions construisent du lien social et œuvrent ainsi pour la démocratie culturelle. A cette occasion, le large public qui plébiscite ces journées a la possibilité de se rendre compte du large périmètre recouvert par les archives, que ce soit en tant qu’outil de gouvernance des politiques publiques ou élément clé de notre patrimoine.  

*Enquête réalisée par le Ministère de la Culture et de la Communication : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/8431 

Camille CAUSSE pour ARCHIVECO