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Sandrine ANGELMANN : « Le taux de satisfaction : un indicateur extrêmement important pour ARCHIVECO »
Au même titre que d’autres indicateurs de performances internes, le taux de satisfaction clients représente pour ARCHIVECO un indice capital que nous tentons de maintenir au plus haut niveau. Tous les ans, la satisfaction des entreprises et administrations clientes du Groupe est donc mesurée et analysée, au travers d’une étude externalisée.
En 2016, ce sont 98,22%* de nos clients qui se disent satisfaits ou très satisfaits de nos services durant l’exercice 2015. Pour la 10ème année consécutive, la société peut se targuer d’un taux de satisfaction supérieur à 97%. Plus qu’un chiffre flatteur, cet indicateur reflète la qualité et la pertinence des services proposés par ARCHIVECO. Il représente également le sérieux et la réactivité avec lesquels les collaborateurs du Groupe accompagnent les clients au quotidien, caractéristiques indéfectibles de l’ADN du Groupe.
Archivage physique ou électronique, Numérisation, Business Process Outsourcing… les prestations proposées par ARCHIVECO sont nombreuses et la mise en place de ces projets nécessite un suivi rigoureux, prenant en compte les spécificités de chaque client. Sandrine ANGELMANN, Responsable du Service Client, nous fait part de son contentement : «Le taux de satisfaction clients représente pour nous un indicateur extrêmement important, dans le sens où il vient récompenser notre travail dans sa dimension collective. Des archivistes aux commerciaux en passant par nos services Recherche ou Exploitation, la DSI… chacun des collaborateurs de la société peut se dire –grâce à mon travail, les clients sont satisfaits-. Au sein du Service Client, nous accompagnons quotidiennement des clients qui nous font confiance depuis 20 ans ou plus, mais aussi de nouvelles entreprises dans la mise en œuvre de leur récent projet de transformation de flux documentaire ou de mise en place de gestion documentaire externalisée. »
Avec plus de 5000 clients à son actif, ARCHIVECO doit également cette réussite à une offre complète couvrant tous les besoins depuis l’archivage physique ou numérique, la numérisation jusqu’aux applications BPO, ainsi qu’à une forte proximité géographique avec ses clients. Ses 27 sites de conservation répartis sur le territoire français lui permettent de se trouver au plus proche des entreprises et administrations françaises (à lire : Le 27ème site de conservation d’ARCHIVECO en France dévoilé), d’associer réactivité et rapidité d’exécution.
Enfin, autre élément et non des moindres : l’Espace Client ARCHIVECO. Entièrement conçu et géré en interne, ce dernier séduit les clients de la société par son intuitivité et sa flexibilité. La Direction des Systèmes d’information s’efforce de prendre en compte l’ensemble des évolutions technologiques du moment et les besoins des clients, pour proposer un outil performant et évolutif.
*étude réalisée sur un panel de 2850 clients
Bon à savoir pour une bonne mise en place d’un système d’archivage
Le recours à un tiers archiveur s’impose souvent comme une alternative intéressante pour l’archivage, qui pour rappel est une des obligations légales de toute entreprise.
Les avantages de recourir à un tiers archiveur
À l’instar de la saisie de données comme sur http://www.saisie.fr/saisie-1-saisie-donnees.html, l’archivage est une tâche chronophage et fastidieuse que l’entreprise a tout intérêt à déléguer à une entreprise externe. Et pour cause, la délégation de cette tâche annexe à un tiers archiveur apporte un lot d’avantages significatifs dont notamment :
- un gain de temps considérable permettant à l’entreprise de mieux se concentrer sur ses activités principales
- la garantie d’un archivage et d’une indexation impeccables pour une consultation facile et ordonnée des archives.
D’autre part, le tiers archiveur déleste l’entreprise de la numérisation et de la transmission des archives aux services habilités qui en font la demande. De plus, il prend aussi en charge les éventuelles migrations de formats et supports des archives électroniques afin d’assurer leur accès et leur conservation à long terme.
Par conséquent, grâce à ses compétences organisationnelles et archivistiques, le recours à entreprise spécialisée dans l’archivage constitue une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise. Dans un contexte où le numérique fait partie intégrante du fonctionnement de la grande majorité des entreprises, le tiers archiveur joue un véritable rôle de catalyseur entre les différents services responsables de la réception et de la transmission des documents « engageants ». Pour cela, il collabore avec les informaticiens afin d’établir une interface entre le système d’archivage électronique et les applications métiers génératrices d’archives.
Se poser les bonnes questions pour avoir un bon système d’archivage
Avant toute chose, il est important de faire la différence entre le simple stockage et l’archivage. L’archivage tel qu’imposé par la loi requiert en amont un audit documentaire ainsi que la définition d’une politique d’archivage précisant le type de documents à conserver, leur cycle de vie et les modalités d’accès. Suite à cela, il faudra veiller à :
- archiver les documents papiers dans des entrepôts sécurisés et à les transporter au besoin dans des véhicules sécurisés.
- archiver les documents numériques sur des serveurs sécurisés et à les transférer via des réseaux convenablement dimensionnés.
- mettre à disposition des solutions de gestion unifiées d’archives hybrides, c’est-à-dire papiers et numériques.
Autrement dit, dans le cadre de la mise en place d’un système d’archivage pertinent, il est judicieux de déterminer préalablement :
- les documents à archiver, leur support et leur durée de vie
- les moyens à mettre en œuvre pour un archivage sécurisé et pérenne
- les mesures à prendre dans le cadre d’une numérisation de documents
- les meilleurs moyens d’exploitation des archives et leur destination
- les spécificités par service et les moyens de mise en œuvre de la dématérialisation des processus.
ARCHIVECO dévoile son 27ème site de conservation en France
ARCHIVECO officialise l’ouverture d’un nouveau site de conservation dédié à l’archivage et à la numérisation dans la ville de Maignelay-Montigny, dans l’Oise.
Le 6 avril 2016, le Groupe ARCHIVECO a présenté et inauguré son 27ème site de conservation en France. Cet édifice de dernière génération, de 12 mètres de haut et 130 mètres de large, présente une capacité d’archivage de 190 kilomètres linéaires répartis sur 4 niveaux. Construit en un temps record, ce site de conservation d’une emprise de 5000 m2 accueille également une plateforme dédiée à la numérisation de 700m2 dans laquelle un acteur majeur de la dématérialisation des flux, partenaire d’ARCHIVECO sur un grand projet spécifique, installera des ateliers de numérisation de grande capacité, dans le courant de l’année 2016.
Spécialisé dans l’archivage physique et numérique ainsi que le Business Process Outsourcing depuis près de 35 ans, ARCHIVECO continue de s’étendre sur l’hexagone avec 27 sites de conservation dans le pays, dont deux en terre maignemontoise. Le Maire de la ville nous fait part de sa satisfaction : « C’est avec grand plaisir que nous retrouvons ARCHIVECO dans la ville de Maignelay-Montigny, même si, 6 ans et 125 kilomètres linéaires d’archives après sa première implantation en contrée maignemontoise, nous ne nous étions jamais quittés. C’est donc en Maire heureux que je vous fait part de ma joie de voir ARCHIVECO continuer de participer au développement économique de la ville.»
Non moins satisfait, le Président du Groupe Archiveco, Jacques THIBON, souligne avec fierté la rapidité de construction de ce site de conservation et le rôle important que la municipalité a joué dans ce projet : «La construction des locaux en l’espace de six mois seulement a bénéficié de notre grande expérience dans la conception de sites de conservation d’archives optimisés et de l’effet « série » avec nos précédentes constructions. L’engagement de la ville à l’égard de notre entreprise ainsi que sa réactivité ont grandement facilité la réussite de ce beau projet.»
Situé à environ à 1 heure de Paris, le deuxième site de Maignelay-Montigny, rattaché à la région d’exploitation Ile-de-France, offre une capacité de conservation de 190 000 mètres linéaires, il peut donc accueillir près de 2 000 000 de boites d’archives ! Celles-ci seront répertoriées, indexées et conservées dans des conteneurs anonymes garantissant traçabilité et confidentialité. Pour le bon fonctionnement de leur activité, les entreprises et administrations dont le besoin en archivage est grandissant, trouveront dans ce site de conservation flambant neuf, bénéficiant des dernières certifications et agréments, une nouvelle réponse à leurs problématiques de gestion documentaire physique et numérique.
Expert de l’archivage physique et numérique depuis près de 35 ans, ARCHIVECO se présente comme un des leaders du marché. Première société française à avoir obtenu l’agrément pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires, ARCHIVECO accompagne plus de 5000 entreprises dans leurs projets d’archivage, de numérisation et de dématérialisation de flux documentaires. Le Groupe de 24 M€ de chiffre d’affaires, présent sur la totalité du territoire français, poursuivant sa croissance régulière, prévoit une croissance de 6% en 2016.
Le Centre Hospitalier de Fréjus Saint-Raphaël choisit lui aussi ARCHIVECO
Dans le cadre de l’externalisation et de la conservation de ses dossiers patients, le Centre Hospitalier de Fréjus Saint-Raphaël a lancé un appel d’offres le 30 octobre 2015 et étudié les candidatures de différents experts du monde de l’archivage.
Sécuriser ses dossiers patients, faciliter le travail quotidien des personnels impliqués dans l’archivage ou encore maîtriser ses coûts…le Centre Hospitalier Varois recherchait un prestataire capable de lui proposer une réponse et des solutions adaptées, lui permettant d’atteindre ces différents objectifs.
ARCHIVECO a donc été choisie pour la qualité et la transparence de son offre, ainsi que sa capacité à prendre en charge et remettre rapidement les documents aux services du CHI-FSR (par mise à disposition numérique ou physique).
Pour cette prestation, ARCHIVECO, spécialiste de l’archivage depuis près de 35 ans, prendra en charge :
- Le transport et la conservation des archives situées dans les locaux du CHI-FSR, dans le respect des normes imposées par le Code du Patrimoine et la Direction des Archives de France, en garantissant la continuité de service sans perturber le fonctionnement actuel ;
- La reprise du cycle de vie des archives dans la continuité du travail déjà effectué ;
- La communication de documents sur demande des services du CHI-FSR, par livraison numérique immédiate ou physique (sous 24 ou 48h).
ARCHIVECO a également été retenue pour la qualité de son Espace Client sécurisé et multifonctions, permettant notamment aux utilisateurs finaux du Centre Hospitalier de Fréjus Saint-Raphaël d’effectuer des recherches et transmissions de documents (par consultation numérique, livraison physique, email ou fax) ou encore la programmation de nouvelles prises en charge de leurs dossiers patients.
Première société française à avoir obtenu l’agrément pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires, ARCHIVECO s’est vu attribuer ce marché pour une durée de 48 mois et voit un nouvel établissement de santé lui accorder sa confiance.
A propos du Centre Hospitalier de Fréjus Saint-Raphaël : Issu de la fusion de l’hôpital de Fréjus et de l’hôpital de Saint-Raphaël, le Centre Hospitalier Intercommunal est né le 10 janvier 1972. Situé à l’Est du département du Var dans une zone à forte progression démographique, il accueille les populations de Fréjus et Saint-Raphaël et plus généralement celles des communes de la partie Est du Var (zone géographique allant du canton de Fayence jusqu’au Rayol-Canadel, en passant par Saint-Tropez), soit environ 200 000 habitants permanents et beaucoup plus en période estivale.
