La RATP confie la gestion externalisée de ses archives à ARCHIVECO !

Pour la prise en charge, la conservation et la gestion de ses fonds d’archives, la RATP a décidé de s’attacher les services d’ARCHIVECO, un des leaders français de l’archivage.

Dans le cadre d’un projet de transfert et de gestion externalisée de ses archives pilotés par son service des archives intermédiaires, la RATP a lancé un appel d’offres auprès d’experts dans le domaine. L’opérateur de transport recherchait un acteur capable de lui offrir dans les meilleurs délais :

Une prise en charge qui tienne compte de ses impératifs techniques
Une conservation de ses fonds documentaires dans des sites agréés par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF), pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires
Un suivi dans la gestion de ses archives et une communicabilité rapide et aisée de ses documents

ARCHIVECO a donc été choisie pour la qualité de son offre et sa capacité à proposer, rapidement, l’ensemble des données relatives aux archives vivantes du client, grâce notamment à des outils de contrôle fiables et développés en interne.

L’expert de l’archivage physique et de la dématérialisation renforce ainsi sa présence en région parisienne et voit avec ce nouveau succès un acteur du paysage économique francilien lui attribuer sa confiance pour les années à venir. Première société à avoir été agréée pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires, la société ARCHIVECO se voit confier une mission de plusieurs années.

La RATP compte plus de 45 000 salariés en Ile-de-France. Elle est chargée de l’exploitation des lignes de métro, RER, autobus et tramway et assure chaque jour le transport de 11 millions de voyageurs.

ARCHIVECO voit ses certifications NF Z 40-350 ET ISO 9001 renouvelées

C’est désormais officiel, les certifications ISO 9001 (version 2008) et NF Z 40-350 ont été renouvelées par AFNOR Certification, organisme de référence en la matière.

Matthias MATHIEU, Responsable Qualité Sécurité et Environnement du Groupe ARCHIVECO nous fait part de sa satisfaction.

« PLUS QUE DES CERTIFICATIONS, UNE LIGNE DE CONDUITE »

Durant plusieurs jours, les audits NF et ISO ont passé en revue l’ensemble des éléments mis en place par ARCHIVECO dans le cadre de son activité de prestation d’archivage et de gestion externalisée de documents. Ces audits avaient pour objet de vérifier la conformité du SMQ mis en place par ARCHIVECO vis-à-vis des normes auxquelles le groupe se conforme. Matthias MATHIEU, Responsable QSE, y voit bien plus qu’une formalité dont la finalité est l’obtention des certificats : «Chez ARCHIVECO, l’obtention et le renouvellement des certificats ISO 9001 et NF Service ne constitue pas une fin en soi, nous voyons l’audit comme une manière d’améliorer sans cesse nos processus. Nous avons l’intime conviction que la satisfaction de nos clients est notre raison d’exister et passe par la mise en place et le maintien contrôlé de procédures rigoureusement définies, en partenariat avec eux. C’est donc dans un travail quotidien que nous nous attachons à respecter et faire respecter les normes en vigueur, nous permettant ainsi de répondre à l’ensemble des exigences du métier.»

Fort de plus de 30 ans d’expérience, le Groupe fait également partie des acteurs qui sont à l’initiative de la création de normes françaises relatives à l’archivage. « Depuis de très nombreuses années, le respect du cadre normatif et la recherche de l’excellence font partie de l’ADN d’ARCHIVECO. Plus que des certifications, c’est une ligne de conduite que nous nous fixons pour pérenniser nos relations avec nos clients. Cette sensibilité nous permet notamment d’uniformiser les processus mis en place sur nos 27 sites de conservation et ainsi proposer des services fiables, transparents et de qualité à nos clients.» souligne Matthias MATHIEU, «L’acquisition de ces documents récompense tout de même de fort belle manière notre Système de Management Qualité mis en place et l’implication de l’ensemble de nos collaborateurs. Nous nous efforcerons donc de maintenir au plus haut niveau un degré de satisfaction multipartite : les clients, les organismes certificateurs et les équipes du Groupe ARCHIVECO.»

DES RESULTATS AU-DELA DES EXIGENCES

Le spécialiste de l’archivage physique et numérique satisfait donc pleinement aux exigences des normes susmentionnées. Mieux, la société dépasse aisément le niveau de conformité requis pour l’acquisition de ces certifications. Les constats d’audits démontrent l’adéquation entre le système de management et l’organisation interne de la société à satisfaire à la fois les exigences clients et celles de la norme, dans le respect de ses objectifs internes. L’AFNOR a tout particulièrement apprécié la culture du service que la direction promeut, ainsi que l’engagement et l’implication des équipes d’ARCHIVECO dans sa déclinaison opérationnelle.

Une nouvelle qui rassure encore une fois les 5000 clients du Groupe, dont 98,72% se disent satisfaits de ses prestations¹, ainsi que les collaborateurs qui ont la certitude d’exercer leur fonction dans les meilleures conditions possibles.

_{[1] D’après l’enquête de satisfaction annuelle ARCHIVECO réalisée auprès d’un panel de plus de 4 000 utilisateurs actifs au cours de l’année 2014}

EXTERNALISATION DES ARCHIVES : BONNE OU MAUVAISE IDÉE ?

Au cours de la vie d’une entreprise se pose forcément au moins l’une des questions suivantes :

Quels documents devons-nous archiver et pendant combien de temps ?
Procéder à un archivage de nos documents, pourquoi faire ?
Archiver dans nos locaux ou privilégier l’externalisation des archives ?
Comment externaliser ses archives sans perdre de données ?

Des questions auxquelles les réponses doivent être le fruit d’une réflexion approfondie au sein même de la structure concernée. La plupart du temps, les entreprises hésitent entre une conservation de leur fonds documentaire dans leurs locaux et une externalisation des archives auprès d’un spécialiste de l’archivage. Elles craignent alors une difficulté d’accès à leurs documents ainsi qu’une nouvelle source de frais.

Pourtant, dans la réalité des faits, confier ses archives à un prestataire offre aux clients un panel d’avantages qu’ils n’auraient probablement pas imaginés avant que leur soit proposé une solution sur mesure d’externalisation des archives qui répond précisément à leur contexte, leur structure et leurs besoins.

Dans cette infographie ci-dessous (cliquez sur l’image pour l’agrandir), découvrez comment externaliser ses archives avec l’aide d’un tiers de confiance, les avantages de cette solution et les éléments à prendre en compte avant de prendre votre décision.

Vous souhaitez en savoir davantage sur les bienfaits de l’archivage et de l’externalisation des archives pour une entreprise ? Nous vous présentons en détail comment externaliser ses archives peut répondre à vos problématique d’économies d’espace et d’argent. Pour lire notre article, c’est par ici => Les enjeux de l’archivage pour votre entreprise.

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All posts by Aimad Ben Moussati