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« Maintenir un niveau de qualité et intégrer les nouvelles exigences des organismes de conformités » Matthias MATHIEU, Directeur QSE du GROUPE ARCHIVECO.
À la suite du rachat de LOCARCHIVES par le GROUPE ARCHIVECO, Matthias MATHIEU, a été promu Directeur Qualité, Sécurité, Environnement du GROUPE ARCHIVECO. Son périmètre de travail s’est considérablement accru et c’est avec sérénité qu’il aborde ses nouvelles responsabilités au sein du groupe leader du secteur de l’archivage et la gestion documentaire physique et numérique. Il nous confie que c’est pour lui un challenge de mettre en place une synergie pour l’ensemble des entités du groupe et qu’il est essentiel de développer le Système de Management de la Qualité (SMQ) groupe afin de conserver les niveaux de qualité reconnus par nos clients.
Un des enjeux de cette synergie est de maintenir les certifications acquises par les différentes entités du groupe (ISO 9001 :2015 ; NF 342 ; NF461 ; Agréments SIAF ; etc…) tout en y intégrant les nouvelles exigences des certifications souhaitées par la Direction Générale du Groupe, notamment la NF 544 relative à la numérisation fidèle de documents NF Z42-026.
L’année 2018 a été marquée par le renouvellement de la certification ISO 9001 version 2015 du Groupe ARCHIVECO sur le nouveau périmètre (ARCHIVECO ; SCAN’ECO et CDDOC ; LOCARCHIVES conservant pour le moment sa propre certification). Le travail des équipes QSE du Groupe, suivi des audits NF et ISO ont été couronné d’un véritable succès.
C’est ainsi que le Groupe s’est vu accordé le maintien de ces certifications sans réserve, gage de qualité et de conformité. Matthias MATHIEU nous confie « obtenir ces certifications et les maintenir n’est pas une simple finalité, mais une remise en question et une volonté d’amélioration constante visant à acquérir de nouvelles compétences en complément des compétences actuelles du Groupe reconnues au plus haut niveau d’exigence du marché (niveaux de qualité, satisfactions des parties intéressées, efficience des processus…). Nous permettre d’améliorer nos processus et être en quête de solutions innovantes constituent un capital dans un groupe où la satisfaction des clients est primordiale. Nous devons mettre en place un périmètre de procédures et de contrôles rigoureux, définit en amont de la relation que l’on entretient avec les clients, pour continuer d’avoir leur confiance et leur reconnaissance. »
Des résultats à la hauteur des exigences
Cette collaboration multipartite composée du GROUPE ARCHIVECO, des organismes certificateurs et des Clients du groupe va continuer d’évoluer au cours des prochaines années. Le GROUPE ARCHIVECO répond aujourd’hui pleinement aux exigences des normes mentionnées, et dépasse aisément le niveau de conformité requis pour l’acquisition des certifications. Les ambitions du groupe sur les trois prochaines années sont de renouveler son agrément SIAF et la certification NF461 pour les étendre aux nouvelles solutions d’archivage électronique, RM TRUST et D-LAB issues de développements à la pointe de l’état de l’art technologique.
GRAND DÉBAT NATIONAL : GROUPE ARCHIVECO a rendu numériquement lisibles près de 200000 réponses, souvent manuscrites, en 12 jours
Après un appel d’offre, le GROUPE ARCHIVECO (avec 2 autres acteurs), a été retenu pour répondre au besoin du 1er Ministre pour la numérisation des cahiers de doléances en marge du Grand Débat National.
Les différentes technologies de traitement des écritures manuelles et dactylographiées ont fait la différence, en fonction des contraintes exprimées par le 1er Ministre. La maîtrise de plusieurs technologies complémentaires a permis à ARCHIVECO de restituer, en fichiers numériques interprétables, les doléances manuscrites écrites souvent avec des orthographes et syntaxes hasardeuses.
La confidentialité était un enjeu clé pour cette mission, une clause a été signée par l’ensemble de l’équipe, renforcée pour l’occasion. Plus de 40 personnes se sont attelées 6 jours sur 7 pour répondre à la demande et aux contraintes de l’actualité.
L’ensemble des équipes a été réparti sur 5 sites sécurisés régionaux du groupe en France : Paris (4), Lyon (19), Bordeaux (3), Avignon (5), St Quentin (10). Une équipe réduite est toujours en activité pour les retardataires.
Au total 190 000 pages auront été retranscrites et ensuite transmises au prestataire chargé de l’analyse des données, et ce en seulement deux semaines.
Pour plus d’informations sur ce projet, nous serions ravis de vous organiser un entretien avec Jean-Marc Delesalle, Président de Scan-Eco, Division Numérique BPO du GROUPE ARCHIVECO.
A propos du GROUPE ARCHIVECO :
Acteur Français de référence depuis plus de 40 ans, le GROUPE ARCHIVECO est un prestataire de confiance reconnu par plus de 11000 clients, entreprises et administrations. Constitué de ARCHIVECO et LOCARCHIVES, tiers archiveurs de confiance, Scan-Eco, prestataire de numérisation et de BPO, CD-DOC, intégrateur de GED, et MAARCH éditeur de logiciels, le GROUPE ARCHIVECO propose une gamme complète de prestations de services d’externalisation et de solutions logicielles. Il permet à ses clients de sécuriser, organiser, partager, gagner en productivité dans leur traitement des documents et des archives, quel que soit le format des supports, numériques et physiques. Les chiffres clé consolidés : 78 M€ de CA – 750 salariés – plus de 98% de clients satisfaits – 37 sites de conservation – 50 millions de pages numérisées par an – 1 Petaoctet de capacité de stockage. Le Groupe Archiveco, acteur responsable et engagé, est investi au quotidien dans une démarche qualité. Ses différentes solutions et prestations sont certifiées, agréées, labellisées (NF Service Z40-350, ISO 9001 et NF Z 42-013, hébergeur de données de santé, archives publiques sur supports papier et électroniques).
PARIS HABITAT CHOISIT ARCHIVECO LEADER FRANÇAIS INCONTESTÉ DE L’ARCHIVAGE PAPIER ET NUMÉRIQUE.
PARIS HABITAT, acteur majeur du logement social à Paris et en Ile de France choisit le GROUPE ARCHIVECO dans le cadre du traitement, de l’externalisation et la conservation de ses archives.L’appel d’offre a été lancé fin 2017 par l’OPH, qui compte plus de 123 000 logements sociaux dans Paris et sa banlieue.
Après l’étude des différentes candidatures des experts du monde de l’archivage, ARCHIVECO a été choisi pour la qualité de son offre de service associant expertise métier et compétitivité économique. La double mobilisation d’un chef de projet technique (suivi de projet, respect des délais, de la sécurité et de l’environnement) et d’un chef de projet archivistique (suivi de la conformité de la prestation eu égard aux articles L 212-4, alinéa II et R212-19 à R212-31 du Code du Patrimoine – cf Agrément ARCHIVECO) ont été les facteurs clés du succès de cette offre auprès de PARIS HABITAT.
PARIS HABITAT rejoint ainsi 1001 Vies (anciennement LOGEMENT FRANÇAIS), VOH, OPIEVOY, Lille Métropole Habitat (LMH), Emmaüs Habitat, LOGIS TRANSPORT, OPAC 38, OPAC du Rhône, et les nombreux autres OPH qui font confiance au GROUPE ARCHIVECO pour son savoir-faire connu et reconnu. Tous sont séduits par l’offre verticale et complète développée par le GROUPE ARCHIVECO qui leur est destinée :
- Gestion/Numérisation des enquêtes SLS / OLS
- Numérisation des factures ou à valeur probante
- Business Process Outsourcing (BPO)
- Intégration de solution de GED* Métier ou transverse
- Archivage physique
- Solutions d’Archivage Electronique en mode Saas ou Onsite
A propos de PARIS HABITAT : en activité depuis plus de 30 ans et avec le soutien de la ville de Paris, les équipes de Paris Habitat mettent en œuvre leurs compétences et savoir-faire pour développer l’offre de logements sociaux et offrir une réelle qualité de service aux locataires. Construire, loger, réhabiliter, renouveler les territoires, attribuer des logements, assurer un cadre de vie agréable, animer la vie locale sont autant de missions qui placent PARIS HABITAT au cœur des problématiques sociales et urbaines actuelles.
*GED : Gestion Electronique de Document
Comment l’archivage électronique peut aider les entreprises à la mise en conformité au RGPD ?
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) a été adopté par le parlement européen en Avril 2016 et est obligatoire pour les Etats membres depuis le 25 Mai 2018. Le RGPD permet aux particuliers de mieux contrôler leurs données personnelles et oblige les entreprises à assurer activement la conformité.
La loi prévoit une amende allant jusqu’à 20 millions d’euros pour les contrevenants ou jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial annuel pour le responsable du traitement des données.
Ce règlement représente un réel bouleversement pour les entreprises et en particulier sur la question de l’archivage des données des utilisateurs qui doit être plus transparent et nécessite une haute protection. Il a pour rôle de faire comprendre à vos clients la manière dont vous utilisez leurs données et leur donner la possibilité de les maitriser en toute simplicité. Dans ce contexte très réglementé, quelle place le Système d’archivage électronique (SAE) peut-il occuper au sein de votre organisation ?
Aujourd’hui vous êtes 52%* à penser que le RGPD aura des incidences sur la gestion des processus documentaires. C’est pour cette raison qu’il est essentiel pour les entreprises qui traitent des données personnelles d’avoir un service d’archivage compatible avec le RGPD :
- La mise en place d’un système d’archivage Electronique (SAE) vous permet de vous mettre en conformité rapidement et facilement avec le RGPD :En renforçant la sécurité de vos documents externalisés et la traçabilité de vos flux. (En vous appuyant notamment sur des partenaires NF Z42-013 et ISO 27 001)
- En vous appuyant sur un produit NF Z42-013, seules les données réglementaires & nécessaires sont conservées. S’il y a lieu, les données arrivées à échéance maximum sont supprimées.
- La traçabilité et l’horodatage exhaustif de tous les événements du SAE (demandes de communication, demandes de destruction, échéance, accès aux documents…) vous garantit de répondre pleinement aux exigences du RGPD.
Plus qu’un règlement, votre politique RGPD si elle est correctement mise en place constitue une plus-value pour votre entreprise et un engagement de transparence et de confiance vis-à-vis de l’utilisation des données de vos clients. Dans le cadre d’une gestion optimale de votre société, vous équiper d’un SAE vous assurera une gestion rigoureuse de vos données et vous permettra de gagner en efficacité et productivité. Envie d’approfondir sur ce sujet ? Découvrez cette infographie où nous traitons des différentes mesures à prendre en compte pour être conforme au RGPD.
*étude réalisée par Markess
