Gestion et conservation des archives publiques

Les institutions publiques doivent faire face à de nombreuses problématiques en matière de gestion documentaire : nouvelles réglementations, normes de l’Etat et normes européennes en matière de conservation de l’information, maîtrise des coûts, optimisation budgétaire, respect des délais impartis dans la gestion des dossiers des administrés.

De la même manière, les documents produits, tels que les notes, rapports, courriers, courriels et documents administratifs, sont au cœur du bon fonctionnement de l’administration d’aujourd’hui.

Pour faire face à ces enjeux de gestion documentaire, nous vous accompagnons dans la mise en place de solutions d’archivage pour aboutir à une organisation rationnelle de l’information, l’un des enjeux de la modernisation des services publics à l’ère du numérique.

Propriétaire et développeur de l’ensemble de notre Système d’Information, nous sommes capables de nous adapter à vos besoins afin de vous offrir la solution adaptée à vos attentes et à votre organisation.

Mairie, Conseil Général, Ministère, Administration territoriale ou locale… notre solution d’archivage dédiée au secteur public et adaptée à ses particularités législatives nous permet d’optimiser votre gestion documentaire, quelle que soit votre structure. ARCHIVECO dispose de six sites de conservation agrées Archives Publiques (agrément délivré par le Ministère de la Culture et de la Communication). Ceci permet à l’entreprise le droit de conserver des archives publiques courantes et intermédiaires.

Notre expertise s’étend également à la formation de votre personnel afin d’accompagner le changement au sein de votre organisation.

ARCHIVECO aborde ainsi la gestion des archives publiques par les règles précises relevant du livre II du Code du patrimoine destinées à garantir leur protection, leur authenticité, et leur qualité. Leur conservation est donc abordée de manière raisonnée et étudiée. De même, un suivi est organisé en interne par des Archivistes diplômés disposant d’une expérience significative au sein d’administrations et de ministères.

Ainsi, ARCHIVECO a conscience qu’un traitement rigoureux des archives publiques représente un outil de gouvernance des politiques publiques, leur bonne gestion participant à la modernisation de l’administration car il permet :

• De garder une trace fiable et opposable des engagements et décisions de la personne publique, de ses droits et de ceux des usagers. De ce fait, elles concourent à la sécurisation juridique des politiques publiques.
• De contextualiser l’action publique et ainsi de contribuer à garantir une amélioration continue de l’action publique grâce à la capitalisation des connaissances.
• De maîtriser les coûts induits dans le domaine de la gestion de l’information par une rationalisation et par la conception de règles et de référentiels permettant la diminution du temps de recherche et un tri rapide de l’information.